研[2014]20号
各研究生培养单位:
为进一步规范研究生校院两级管理过程中研究生教学档案管理工作，保证研究生教学管理等资料的完整，特就研究生教学过程中教学档案的管理工作通知如下。
一、研究生教学档案的范畴
研究生教学档案主要包括：研究生教学管理文件、研究生日常教学材料两个方面。
二、各类档案的管理
1. 研究生教学管理文件
主要包括学校、研究生院下发或转发的各类学位与研究生教育教学文件、通知等，以及院（部）自行制定的配套管理文件。该类文件是院（部）开展研究生教育教学工作的基本依据和指南，应由院（部）负责按年度归类并妥善保存。
2. 研究生日常教学材料
主要包括本院（部）各类研究生基本信息、年度开课计划、课程表、研究生课程教学大纲、课程考核试卷及成绩单（按科目存档）、研究生培养手册，研究生教师手册、学位评定分委员会会议记录、优秀研究生学位论文申请表、国家奖学金申请表等，相关评估、获奖、表彰、申报材料，以及院（部）认为应保留的教学材料等。以上材料是国家、省及学校各类评估检查所需的基础材料，应由院（部）负责按年度分类整理归档并妥善保存。
此外，研究生学籍档案中应留存或归档的学年鉴定表、表彰或处分决定等涉及学生工作的有关内容，也要妥善保存。
三、其他
1．各学院要由分管研究生教学院长负责此项工作，并要明确研究生教学档案具体管理人员。
2．研究生档案要有单独、固定的存放地点和卷柜。
3．档案管理人员在每月末将上月档案资料收齐整理完毕，并分类编目存放。
4．每学期期末前要对存档材料进行一次完整的整理和检查。
研究生院
2014年5月9日
